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如何召開富有成效的虛擬會議
Olivia Martinez has been working as a Content Writer at MatchOffice ( https://www.matchoffice.com/ ). She is a professional writing expert on such topics as business, real estate, digital marketing. She also likes travelling and speaks German and French. All rights reserved. 
      何使虛擬會議有效

      參加虛擬會議時,與會人員會注意各種細節,因此可以定義此對話是否成功,反之亦然。如果您不是參與者,而是計劃者,那麼幾乎沒有錯誤的餘地。要成功吸引在線觀眾,您需要對會議的整個目的和想要的結果有深刻的了解。

     虛擬會議的計劃和運行跟主持私人會議有不同的地方。在透過虛擬會議尋求最佳結果時,計劃人員必須制定某些策略,以幫助他們涵蓋該過程的所有必要方面和問題。儘管如此,在大多數情況下,仍有一些共同的事情使虛擬會議變得有意義和有效。

仔細計劃議程

    實際上,在計劃虛擬會議的過程中,您可能需要每位參與者都能最大程度地集中注意力。準備議程有助於以方便和可理解的方式介紹會議的內容和目的。根據您需要的參與者的參與類型,可以計劃採用語言或/和非語言互動,並預先準備虛擬發言。

    議程通常用作特定會議的指南,因此,即使您不完全遵守會議議程,也總要製定會議計劃,確保沒有重要事項被遺漏。最好將這份議程的副本發送給將要參加討論的每個人。

擇最好的設備和技術設施

    完成議程中的題目後,應考慮並選擇最適合您計劃會議的在線平台。例如,快速的「簽到」程序,可能需要一種工具,而要讓許多參與者參與的討論,或集思廣益的會議/決策過程,則需要一個完全不同的平台。

     Skype,Zoom,Citrix GoTo Meeting,Cisco WebEx,Google Hangouts等都是最流行的軟件工具,可確保在虛擬世界中「開會」。正確選擇進行會議的在線平台,並不是百分百保證會議將順利進行。這還必須有效利用技術。

     在這裡,我們談論互聯網連接的穩定性(如果可能,最好使用有線連接,而不要使用無線連接),以及「小工具」令人滿意的狀況等等。最好在啟動開會程序之前檢查所有工作方式。作為會議的組織者,您必須對使用的所有技術、軟件和程序工具感到順心順意。

參與者的準備及保持專注

     在預測會議的最終成效時,專心的與會者是非常珍貴的。在一個繁忙的現代商業世界中,參與者最少要花半個小時專注於會議,並忘記其他流程,這是極其困難的。這就是為什麼在展開虛擬會議之前,先讓人們投入,這是至關重要。

     為了達到所需的結果,最好事先與您的商務客人進行交流,準備他們可能遇到的問題的答案,或者預測對最初計劃的議程的評論。會議開始時,請盡量避免浪費時間於冗長的介紹和不必要的討論。透過直接跳到內容中,您不僅可以取得更好的結果,而且可以尊重他人的時間。

     但是,人只是人,這意味著在某些情況下,他們可能會失去對主題的關注。為了避免在會議期間分散注意力,專家建議計劃人員大約每10到15分鐘進行某種互動活動。

環境問題

     這是什麼意思?為了獲得與會人員的信任並使每個與會人員對虛擬通信感到自在,建議您考慮一下虛擬環境的安全性。

      保證在線會議安全的關鍵是使用密碼,記錄對話以保存事件過程中討論的所有資料等。在這裡,對於每個參與者而言,了解機密性問題至關重要。僅與您計劃邀請的人員共享會議鏈接和密碼,這是避免洩漏重要信息的一種方法。

總結

     在最近十年中,虛擬會議的數量急劇增加。項目經理從不定期的電話會議到其他虛擬會議上花費大量時間。虛擬會議受歡迎是由幾個重要因素驅動的,例如VOIP電話的發展、遠程辦公及自由職業等。

      外部環境因素(例如大流行性疾病的爆發,自然災害等)也會令人們對虛擬工作本身或靈活的會議時間表提高興趣。在進行虛擬會議時,項目經理必須意識到許多不同的變數。雖然許多虛擬會議令人沮喪且效率低下,但只要稍加考量即可扭轉結果。




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